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El despacho de aduana es un proceso obligatorio cuando se realiza un envío internacional, ya sea que elija transporte aéreo o marítimo. El remitente debe obtener la autorización de exportación antes de que la carga pueda salir del puerto o aeropuerto de origen. A su llegada al país de destino, se requiere el despacho de importación antes de que el flete pueda ser entregado al destinatario.

El despacho de aduanas puede ser complejo tanto para los cargadores novatos como para los experimentados, ya que no existe un estándar global único. Esta guía responderá a sus principales preguntas sobre el despacho de aduanas y lo ayudará a obtener una comprensión general de los procedimientos involucrados.

¿Qué es el despacho de aduana?

Definir el despacho de aduana es fácil. Es el proceso de obtener permiso del gobierno de un país, a través de su autoridad aduanera, para sacar mercancías de su territorio (exportación) o hacer que las mercancías entren en su territorio (importación). Sin embargo, explicar el proceso para completar el despacho de aduanas es una tarea más ardua.

Los procesos para el despacho de aduanas de importación y exportación son muy similares. Sin embargo, la importación de materiales y productos implicará una evaluación de las mercancías y el pago de impuestos y derechos de importación.

¿Cuándo se requiere el trámite de despacho de aduana?

En general, el despacho de aduanas es necesario siempre que transporte mercancías comerciales internacionalmente de un país a otro por tierra, aire o mar. Sin embargo, existen ciertas excepciones.

Como los procedimientos de despacho de importación y exportación son específicos de cada país, es imperativo que realice la investigación necesaria o consulte a servicios de despachante de aduana o un agente de carga.

¿Cuáles son los documentos necesarios para el despacho de aduanas?

Hay cinco documentos que es más probable que soliciten las autoridades aduaneras. Encontrarás una explicación de cada uno de ellos a continuación.

1. Factura comercial

El vendedor de la mercancía emite la factura comercial al comprador. Es un documento legal que sirve como prueba de venta entre las dos partes. Al importar, el agente de aduanas utiliza la factura comercial para determinar el valor real de las mercancías y evaluar los aranceles e impuestos adeudados. Estos son algunos de los detalles que las autoridades aduaneras buscan en las facturas comerciales:

  • Número y fecha de la factura;
  • Precios, cantidades, descripciones y códigos SA de los productos que se venden;
  • Información sobre el vendedor y el comprador (incluidos sus números de identificación fiscal);
  • Incoterms acordados.

Las autoridades aduaneras de algunos países pueden permitir facturas proforma (facturas preliminares) para determinar los aranceles e impuestos de importación. 

Otros países pueden requerir una factura de aduana separada, que básicamente tiene la misma información que una factura comercial, pero en un formato específico. En cualquier caso, el agente de aduanas puede aclarar qué tipo de factura se necesita para liquidar su envío.

2. Lista de empaque

La lista de empaque incluye todos los detalles sobre el contenido de un envío y juega un papel importante en el proceso de envío. Además de ser utilizados por el agente de aduanas para el despacho, los transitarios necesitan los detalles para crear una reserva con un transportista y emitir el conocimiento de embarque. Estos son algunos de los detalles que suelen aparecer en las listas de empaque:

  • Información sobre el vendedor, el comprador y el remitente;
  • Número de factura;
  • Fecha de envío;
  • Modo de transporte;
  • Información sobre el transportista;
  • Descripción de la mercancía;
  • Tipo de paquete (por ejemplo, caja, cajón, tambor o cartón);
  • Cantidades;
  • Dimensiones;
  • Pesos totales netos y brutos;
  • Marcas de paquetes (por ejemplo, números de envases y sellos).

3. Certificado de origen

El certificado de origen declara en qué país se originó un material o se fabricó un producto. El documento generalmente contiene información sobre el bien en sí, su destino y el país de origen. Es requerido en todos los casos por algunos países, y en otros solo para productos específicos. 

El certificado de origen ayuda a determinar si sus mercancías son elegibles para la importación, están sujetas a aranceles y tienen derecho a algún trato preferencial.

No existe un formulario estándar para un certificado de origen. Generalmente, el exportador o el fabricante prepara el documento. Podría requerir una certificación oficial de un tercero autorizado, como una cámara de comercio. Recomendamos que el exportador verifique con el comprador y / o un transportista experimentado si se requiere un certificado de origen.

4. Carta de crédito u otras condiciones de pago

Una carta de crédito es esencialmente una carta de un banco que garantiza que el vendedor recibirá su pago a tiempo y por la cantidad correcta. Si el comprador no puede pagar, el banco deberá cubrir el monto total o restante de la compra, protegiendo así al vendedor.

Si bien las cartas de crédito todavía se utilizan ampliamente, hay otros instrumentos de pago disponibles:

  • Pago anticipado: El exportador recibirá el pago mediante transferencia bancaria o tarjeta de crédito antes de la entrega de la mercancía;
  • Cuenta abierta: los productos se envían y entregan antes de la fecha de vencimiento del pago, lo que es preferible para los compradores pero puede ser riesgoso para los remitentes;
  • Cobro de documentos: un banco en el país del importador actuará en nombre del remitente y cobrará el pago de la mercancía.

5. Conocimiento de embarque o de vía aérea

El conocimiento de embarque es un documento legalmente vinculante emitido por un transportista a un remitente. Describe detalles como el tipo, la cantidad y el destino de las mercancías que se transportan. El conocimiento de embarque sirve como contrato entre el transportista y el remitente. 

Es un documento de título y se puede transferir mediante endoso. Independientemente del modo de transporte, este documento debe acompañar siempre a la mercancía enviada.

El término conocimiento de embarque se utiliza normalmente para mercancías transportadas por mar. Para el transporte aéreo, el término factura de la vía aérea es más común. Ambos documentos tienen el mismo propósito. Cuando transporta su carga con un agente de carga, ellos le emitirán el conocimiento de embarque o la guía aérea.

6. Otros documentos de despacho de aduana

A veces, las autoridades aduaneras solicitan otros documentos para completar el proceso.

Por ejemplo:

  • Licencias de importación y exportación;
  • Certificados de inspección;
  • Declaraciones de mercancías peligrosas;
  • Permisos.

Su agente de aduanas le informará a su debido tiempo si este es el caso y le brindará más orientación.

¿Quién es responsable del despacho de aduanas?

En la mayoría de los escenarios de envío internacional, el vendedor es responsable del despacho de aduana de exportación y el comprador del despacho de importación. Sin embargo, el arreglo preciso dependerá del Incoterm acordado para la transacción de venta.

El proceso aduanero en sí lo realiza un agente de aduanas, un experto en logística que se asegura de que los envíos cumplan con todos los estándares, leyes y regulaciones para la importación y exportación de las mercancías. El agente de aduanas crea la entrada de aduanas y ayuda con todos los trámites necesarios, la evaluación de aranceles e impuestos y los pagos de los mismos.

¿Puedo hacer el despacho de aduanas yo mismo?

Lamentablemente no. Solo los agentes de aduanas tienen la licencia, el conocimiento y la experiencia necesarios para realizar las tareas de despacho de mercancías a través de la aduana. Recomendamos encarecidamente que contrate a un agente de aduanas experimentado para la tarea, ya que los errores en el proceso de despacho pueden provocar retrasos y costos adicionales.

¿Cómo puedo encontrar un agente de aduanas?

La opción más fácil es dejar que su agente de carga se encargue del despacho de aduana por usted, un servicio por el que deberá pagar una tarifa de aduana. 

Incluso cuando trabaja con un agente de carga, puede optar por contratar a su propio agente de aduanas. Sin embargo, recuerde que necesitará un agente de aduanas en el puerto de origen para el despacho de exportación y en el puerto de llegada para el despacho de importación. 

También debe tener en cuenta que su agente de carga no será responsable de ningún costo adicional en el que pueda incurrir si el agente de aduanas externo causa retrasos en el proceso de envío.

¿Cuál es el costo del despacho de aduana?

Hay dos partes principales del costo de aduana. La primera es la tarifa de despacho de aduana. Este es el costo de preparar y enviar la entrada en aduana. La tarifa debe pagarse al agente de aduanas o al transportista si los servicios de corretaje son parte del servicio.

La segunda parte son los derechos e impuestos. Estos los calcula el agente de aduanas y suelen ser un porcentaje del valor de las mercancías y los gastos de transporte. Normalmente, los derechos e impuestos deben pagarse directamente a las autoridades aduaneras.

El tipo de mercancía que está importando determinará la tarifa que deberá aplicar el agente de aduanas. El corredor encontrará la tarifa correcta a través de una búsqueda de código de aduanas basada en la descripción de sus productos. 

Tenga en cuenta que las tarifas son específicas de cada país y pueden variar significativamente. A menudo, ciertos productos pueden importarse en un país sin tener que pagar derechos de importación. Vale la pena consultar con su despachante de aduana de antemano para ver si sus productos son gratuitos.

Es posible que se apliquen tarifas de inspección personalizadas si las autoridades someten su envío a un examen intensivo de aduanas. Lamentablemente, no es posible saber de antemano si sus bienes serán seleccionados para dicho tratamiento.

¿Cuánto tiempo se tarda en completar el despacho de aduana?

Es difícil predecir la duración del proceso de despacho de aduanas debido a la gran diversidad de sistemas y protocolos en todo el mundo. Por lo general, el despacho de aduana de importación puede comenzar cuando las mercancías aún están en tránsito y antes de su llegada al país de destino, asumiendo que los documentos necesarios están en su lugar. 

Muchos países ofrecen sistemas en línea para enviar entradas aduaneras, lo que permite a las autoridades despachar las mercancías en tan solo 24 horas.

Si las autoridades aduaneras tienen dudas, solicitan documentación adicional o insisten en una inspección de la mercancía, la duración puede extenderse a unos días e incluso semanas. Para evitar cargos por almacenamiento en el puerto o aeropuerto de llegada, es primordial que el vendedor y el comprador cooperen para proporcionar los documentos necesarios.